Manajemen Pendidikan

Informasi tidak sama dengan data. Data adalah fakta, angka atau simbol mentah. Secara bersama-sama mereka merupakan masukan bagi suatu sistem informasi. Informasi terdiri dari datayang telah ditransformasi dan dibuat bernilai melalui pemrosesan. (Wilkinson dkk. 1999).
Sistem adalah kerangka kerja terpadu yang mempunyai satu sasaran atau lebih. Sistem ini merubah sumberdaya menjadi keluaran-keluaran yang lebih bermanfaat. Sumber daya dapat berupa data, fakta, tenaga mesin, manusia, dll.
Pendidikan adalah adalah usaha sadar dan terencana untuk menciptakan suasana belajar agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, sikap sosial, dan keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa, dan negara (RUU Sistem Pendidikan, 2002).
Sistem informasi pendidikan adalah adalah suatu kerangka kerja dimana sumber daya (masukan) dikoordinasikan untuk mengubah data menjadi keluaran (informasi) guna mencapai tujuan pendidikan.
A. Mengapa Lembaga Pendidikan Perlu Sistem Informasi?
– Sebagai ajang promosi lembaga pendidikan khususnya untuk menarik minat masyarakat agar berpartisipasi di dalamnya. Terbukti sekarang dengan adanya banyak iklan yang mempromosikan sustu lembaga pendidikan.
– Sarana penyampaian kepentingan sosial dan kepentingan lain agar lembaga pendidikan yang bersangkutan tetap eksis dalam situasi yang penuh persaingan. Banyak lembaga pendidikan yang memberikan beasiswa kepada siswa-siswinya yang memang layak mendapatkannya.
– Sebagai media informator semua peristiwa di dalam dan di luar suatu lembaga pendidikan.
Telah kita ketahui bahwa media masa banyak membantu terselenggaranya pendidikan yang baik dan berkualitas Indonesia. Terlihat ketika adanya iklan menteri pendidikan, iklan adaanya keputusan baru ataupun terobosan baru di dunia pendidikan Indonesia.

B. Tahap-tahap dalam Sistem Informasi

Ada tiga tahap dalam sistem informasi tahap masukan, tahap pemrosesan, dan tahap keluaran. Selain itu ada juga siklus pemrosesan dat yang terdiri dari berbagai fungsi, yaitu fungsi pengumpulan data, pemrosesan data, penyediaan informasi, manajemen data, dan pengendalian data.
Pengumpulan data dimulai dengan penangkapan data (data capture) adalah tahap penarikan data ke dalam sistem. Langkah selanjutnya adalah mencatat program (recorded) pada formulir-formulir yang disebut sebagaai dokumen sumber. Data yang sudah ditangkap mungkin perlu diabsahkan untuk memastikan akurasi dan diklasifikasikan untuk dimasukkan dalam kategori yang telah ditentukan. Selanjutnya data dapat ditransmisikan dari titik tangkap ke titik pemrosesan.
Data yang sudah dikumpulkan dan diproses melalui tahap-tahaap validasi dan klasifikasi kemudian diringkas dengan melakukan agregasi terhadap semua kejadian. Adakalanya data dialihkan ke dalam media atau dokumen lain dan juga dikelompokkan ke dalam kelompok dokumen yang mempunyai sifat yang sama. Selanjutnya disortasi menurut satu atau beberapa karakteristik. Bila datanya kuantitatif kadang perlu perhitungan dan perbandingan.
Fungsi manajemen data terdiri dari tahap penyimpanan data, penutakhiran data, dan pengambilan ulang. Penyimpanan data menempatkan data ke dalam arsip atau basis data, data ini juga bisa digunakan sebagai alat bantu perencanaan. Data dapat disimpan secara permanen atau sementara untuk menunggu proses selanjutnya. Pemutakhiran data berarti menyesuaikan data agar mencerminkan pristiwa, operasi, dan keputusan atau kebijakan yang terbaru. Sedangkan pengambilan data adalah tahap melakukan akses untuk updating maupun untuk pemrosesan lebih lanjut menjadi informasi.
Pengendalian data adalah tahap melindungi dan memastikan ketepatan data, karena data yang masuk ke pemrosesan bisa salah atau hilang selama pemrosesan. Pengendalian ini dalam langkah pemrosesan bisa berupa otorisasi, validasi, verifikasi, review. Pengamanan dapat dilakukan dengan laci yang terkunci, password.
Fungsi sistem informasi yang terakhir adalah menyediakan informasi ke pengguna. Pengguna bias internal maupun eksternal organisasi. Informasi bias data mentah tapi bias juga yang sudah diproses/diolah. Informasi bisa berupa laporan insidental atau laporan rutin.

C. Sistem Informasi Berbasis computer

Fungsi atau tugas sistem informasi dapat dilakukan dengan dua cara yaitu secara manual dan atau berbasis komputer. Secara manual berarti bahwa fungsi-fungsi yang telah dijelaskan di muka, dari pengumpulan data sampai menyediakaan informasi dilakukan secara manual. Sedangkan yang berbasis komputer dimaksudkan bahwa sebagian besar sistem informasi dikerjakan oleh komputer atau yang disebut computer based system (Wilkinson, dkk. 1999). Komputer dapat melaksanakan tugas seperti yang kita kehendaki memerlukan program. Program komputer didesain sedemikian rupa sesuai dengan yang kita inginkan yang disebut program aplikasi. Program aplikasi dapat digunakan untuk merekam data tepat waktu atau memodifikasi data yang ada serta memproses data untuk menghasilkan out put yang berupa laporan, daftar atau blog.
Adapun keunggulan sistem informasi yang berbasis komputer dibanding secara manual adalah sebagai berikut:
1. Pemrosesan data lebih efektif dibanding manusia. Komputer mampu melakukan perhitungan secara tepat, cepat, akurat, dan ekspansif. Kerja komputer ini tidak mengenal waktu tanpa membuat kesalahan.
2. Mampu memproses transaksi secara murah. Walaupun komputer membutuhkan investasi yang besar pada awal operasinya, tetapi kecepatan pemrosesan transaksi akan sangat membantu mengurangi biaya setiap adanya tambahan transaksi.
3. Merupakan alat pemroses data yang dapat diandalkan. Komputer tidak pernah merasa lelah, jemu, emosional, ngambek walaupun bekerja seharian. Komputer mematuhi setiap perintah yang ada dalam program yang sangat kompleks dengan tanpa ada kesalahan.
4. Operasional komputer lebih efisien dibanding manusia. Komputer mampu mengintegrasikan siklus dan arsip pemrosesan transaksi. Komputer dapat melaksanakan berbagai operasi secara paralel sehingga meminimalkan beban puncak. Komputer mampu mengendalikan proses fisik secara kompleks yang berlkangsung dalam hitungan detik. Dengan jaringan komunikasi yang dibangun komputer dapat menghubungkan data dan arsip yang letaknya berjauhan.
5. Mampu menyimpan data lebih padat, karena sistem informasi yang berbasis komputer data disimpan dalam pita magnetik, dan mudah ditemukan atau digandakan bila diperlukan. Dengan cara manual data akan tersebar di laci-laci dan map-map arsip di berbagai bagian, akibatnya sulit ditemukan dan digandakan.
6. Komputer bersama manusia akan mampu menyediakan informasi yang lebih baik dibandingkan bila hanya dilakukan oleh manusia saja. Informasi akan dapat disajikan lebih tepat waktu, lebih terperinci dan lebih selektif sesuai dengan kebutuhan.
D. Alternatif Pemrosesan dalam Sistem Informasi

Sistem informasi yang berbasis komputer, pemrosesan dapat dilakukan dengan segera (immediately) atau secara periodik (periodically). Pemrosesan dengan segera dapat dengan mudah dilakukan jika sistemnya tersedia dan on-line serta berfungsi terus menerus. Pemrosesan dengan pendekatan periodik (batch processing), artinya pemrosesan dilakukan setelah transaksi atan kejadian dikumpulkan dalam suatu periode tertentu misalnya satu minggu atau satu bulan. Berbeda dengan pemrosesan segera, pemrosesan dengan metode ini tidak memerlukan sistem yang on-line secara terus menerus.
Pendekatan batch lebih cocok digunakan untuk transaksi-transaksi atau kejadian yang bersifat rutin. Langkah yang terpenting dalam pemrosesan transaksi atau kejadian rutin adalah posting data dari sebuah batch. Keuntungan pemrosesan menggunakan pendekatan secara periodik antara lain:
a. meningkatkan efisiensi pemrosesan terutama ketika batch besar diproses secara bertahap,
b. memungkinkan penggunaan batch total untuk mengendalikan yang lebih baik dari sisi keakuratan dan kelengkapan pemrosesan,
c. penggunaan perangkat lunak dan keras secara ekonomis.
Sedangkan kelemahan menggunakan metode ini adalah:
a. catatan dalam file master tidak up to date, kecuali sesudah dilakukan pemostingan,
b. menunda mengoreksi kesalahan dalam transaksi dan pemrosesan sampai siklus pemrosesan berikutnya,
c. adanya tahap penyortiran yang merupakan aktivitas yang tidak produktif.
Pendekatan pemrosesan segera atau juga disebut real-time pro-cessing merupakan pemrosesan masing-masing transaksi saat transaksi timbul dan kemudian segera diproses. Semua data dari masing-masing transaksi atau kejadian dientri dengan menggunakan peralatan on-line kemudian diposting sesegera mungkin dan secara langsung akan berpengaruh terhadap file master yang berhubungan. Dengan metode ini, data yang tersimpan dalam keadaan tepat waktu. Adapun keuntungan menggunakan pendekatan segera antara lain:
1. Menyediakan informasi yang up to date,
2. Menghilangkan langkah yang tidak perlu yaitu penyortiran dan pencatatan.
Sedangkan kelemahan menggunakan pendekatan segera adalah:
1. Membutuhkan peragkat lunak dan keras yang relatif mahal,
2. Tidak adanya pengendalian batch total,
3. Memerlukan sistem yang kompleks,
4. Memerlukan audit yang lebih kompleks dan sulit untuk pemeliharaan,
5. Lambat dalam pengentrian data.

E. Pendekatan Data-Base

Dalam manajemen data dapat digunakan pendekatan yang berorientasi file maupun pada data-base.
Pendekatan file maksudnya adalah tiap aplikasi program menimpan sekumpulan file, dimana file-file ini hanya bisa dioperasikan dengan program aplikasi tertentu. Tetapi pendekatan mempunyai kelemahan-kelemahan sebagai berikut:
a. Adanya elemen data yang identik dan tersimpan dalam dua atau lebih file, hal ini menyebabkan biaya penyimpanan yang dobel dan bisa mengakibatkan data yang tidak taat asas, satu sudah diperbaiki namun satunya belum.
b. Jumlah aktivitas pemrosesan data yang banyak menyita tenaga, aktivitas pemrosesan multi file iniakan rumit sehingga bisa menimbulkan kesalahan pemrosesan data.

Pendektan data-base adalah merupakan perbaikan dari pendekatan file dimana data diorganisir sedemikian rupa sehingga data dapat dioperasionalkan dengan berbagai macam program aplikasi. pendekatan data-base mempunyai karakteristik sebagai berikut:
a. Data independen, yaitu data terpisah dengan program aplikasi. kelebihan data independen terletak pada kemampuan berubah yang menjadikan sistem lebih mudah, cepat, lebih murah dari pada file oriented system;
b. Data konsistensi, maksudnya adalah setiap elemen data mempunyai definisi standar dan konsisten melalui semua aplikasi yang menggunakan elemen data;
c. On-time data entry dan storage, data merupakan input untuk data base, disimpan pada tempat khusus dan tersedia untuk digunakan melalui bermacam-macam aplikasi dan pemakai. Hal ini akan menjami konsistensi data, meminimalkan persyaratan penyimpanan, mengurangi data entry dan proses pemeliharaan.
d. Data integration, yaitu data disimpan secara terpusat. Data dapat digunakan oleh banyak pemakai dan berbagai macam program aplikasi.
e. Shared data ownership, data menjadi “milik umum”, setiap pemakai menggunakan data sesuai dengan kebutuhannya.
f. Centralized data management, pemeliharaan dan pengendalian data dilakukan secara terpusat dan biasanya ditangani oleh seorang administrator data base (Wilkinson dkk, 1999; Scott, 1995).

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s